Gestion administrative externalisée
Votre temps est précieux.
Découvrez nos services complets de gestion administrative externalisée et gagnez en productivité !
Une approche individuelle pour une expertise personnalisée.
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Partenaire de confiance en gestion administrative externalisée
Souvent considérées sans plus-value pour les entreprises, les tâches administratives sont pourtant essentielles (et obligatoires !) pour toute entreprise qui se respecte.
Elles sont de plus en plus chronophages et exigentes, vous retiennent au bureau et vous empêchent de trouver de nouveaux prospects et clients. De plus, elles deviennent également plus pointues au regard de vos objectifs et vous perdez du temps pour monter un dossier administratif ou régler un problème.
Je peux vous aider !
Gestion administrative externalisée : Pour qui ?
Mes services de gestion administrative externalisée sont destinés aux entreprises qui connaissent, la réelle plus-value d’avoir une gestion administrative efficace et sans faille. Ainsi, mon objectif est de vous libérer des tâches administratives afin que vous puissiez vous concentrer sur votre croissance, et par ricochet, sur votre chiffre d’affaire.
Tout comme je ne suis pas artisan du bâtiment, chauffeur de taxi ni même responsable d’agence immobilière, vous n’êtes ni un office manager ni même une assistante ! De plus, vous ne pouvez pas piloter seul(e) votre activité.
Rédaction de courriers, ouverture de contrats divers, saisie de rapports, organisation d’agendas ou de voyages, de réunions ou soutien opérationnel divers, découvrez comment mes services peuvent simplifier votre quotidien professionnel avec un support administratif externalisé complet et personnalisé.
Gestion administrative globale
Gain de temps
Augmentation de votre CA
Diminution de votre stress
4 grands piliers administratifs
Les opérations administratives doivent couvrir l’ensemble des processus qui assurent le bon fonctionnement des bureaux au quotidien. En outre, la coordination et l’efficacité de ces opérations sont également nécessaires pour mener à bien les actions menées.
Chaque pilier joue un rôle clé dans la bonne gestion (et l’optimisation) de votre activité.
Pilotage des opérations administratives
- Gestion des documents et archives
- Saisie de données
- Traitement de la correspondance
Organisation & coordination
- Planification et organisation de réunions
- Organisation de déplacements professionnels
Coordination des événements d'entreprise
Support administratif
- Support aux équipes en place
- Préparation de rapports et de présentations
- Gestion des fournitures de bureau
Gestion des systèmes administratifs
- Pilotage des logiciels de gestion
- Sécurité des données sensibles
- Automatisation des process administratifs
Vous voulez en savoir plus ?
Les prestations de support administratif externalisé que je propose sont aussi diverses que variées et s’adaptent à votre structure de façon personnalisée.
Voici quelques exemples de gestion administrative que je pratique mais cette liste est non exhaustive !
- Gestion des documents et des archives :
Organisation, classement et maintien des fichiers, dossiers et documents numériques ou physiques pour garantir l’accès facile aux informations. - Saisie de données :
Enregistrement précis et rapide des informations dans les bases de données ou les systèmes de gestion, que ce soit pour des factures, des rapports ou des fiches de clients. - Gestion de la correspondance :
Traitement des courriers entrants et sortants, y compris les emails, les lettres, et les communications internes, pour assurer une bonne circulation de l’information.
- Planification et organisation des réunions :
Réservation des salles, envoi des invitations, préparation de l’ordre du jour, et organisation du matériel nécessaire pour les réunions efficaces. - Organisation des déplacements professionnels :
Réservation de voyages, hébergement, et planification des itinéraires pour les employés, en veillant à ce que tout se passe sans problème. - Coordination des événements d’entreprise :
Planification et exécution des événements internes ou externes, tels que des conférences, des séminaires ou des célébrations de l’entreprise.
- Support aux équipes de direction :
Assistance aux cadres supérieurs dans la gestion de leur agenda, la préparation des documents pour les réunions et la gestion de leur correspondance. - Préparation de rapports et de présentations :
Compilation et analyse des données, rédaction des rapports d’activité, et création de présentations professionnelles. - Gestion des fournitures de bureau :
Suivi des stocks, commande des fournitures nécessaires, et gestion de l’équipement de bureau pour garantir un environnement de travail bien approvisionné et fonctionnel.
- Gestion des logiciels de gestion :
Utilisation et mise à jour des logiciels de gestion de projets, de la relation client (CRM) ou de la comptabilité pour assurer une administration fluide et efficace. - Sécurité des données et conformité :
Assurer la sécurité des données administratives sensibles et le respect des normes de conformité, comme le RGPD. - Automatisation des processus administratifs :
Mise en place et gestion de solutions d’automatisation pour les tâches répétitives, comme l’envoi de courriers électroniques, le suivi des commandes ou la facturation.
Quelques avantages de préférer
mes services d'Office manager
1- Flexibilité et adaptabilité : En tant qu’office manager freelance, je vous offre une flexibilité incomparable, et j’adapte mes services en fonction de l’évolution de vos besoins, semaine après semaine, mois après mois.
2- Coût-efficacité : L’externalisation de mes services permet de réduire les coûts fixes liés à l’embauche de plusieurs salariés, sans mise à disposition de logiciels, matériels informatiques ou bureaux.
3- Expertise ciblée : Vous bénéficiez d’une expertise spécifique dans la gestion administrative et d’un soutien professionnel sans les frais liés à la formation.
4- Gain de temps : 10 heures par semaine. C’est la moyenne du temps passé par un entrepreneur de moins de 10 salariés sur les tâches administratives courantes. Libérez-vous des cette gestion et concentrez-vous sur la croissance de votre entreprise.
En plus, j’irai plus vite 🙂
Questions diverses
L’externalisation vous donne la possibilité de vous concentrer sur votre coeur de métier, sans avoir recours à l’embauche d’un salarié pour vos tâches administratives. Les coûts sont réduits car vous n’avez pas de charges sociales à régler et vous pouvez adapter le nombre d’heures de travail au jour le jour. Ad’Elite vous offre une flexibilité totale, et les factures liées à notre partenariat sont déductibles de vos charges 🙂
Mes services sont conçus pour assister les professionnels, peu importe la taille de leur structure, leur secteur d’activité ou leur secteur géographique. Que vous soyez une TPE, un artisan, un indépendant, une association ou une SARL, dans le BTP, le sport, la protection de la famille, taxi ou agent immobilier, je saurai vous offrir un service de qualité, une rigueur sans faille et tout cela, dans la bonne humeur 🙂
Ad’Elite a vu le jour en 2012, mais j’exerce le métier d’assistante polyvalente depuis 1996, soit, depuis plus de 25 ans. J’ai travaillé dans les TPE mais aussi des groupes denvergure comme ORPI ou GFF Institutionnels, ce qui me permet de m’adapter aux différentes structures qui font appel à mes services.
Cela dépend, là encore, du type de prestation et de la zone géographique de l’entreprise. Certaines tâches peuvent être totalement dématérialisées, d’autres, non. Il m’arrive assez régulièrement de travailler avec des clients que je n’ai jamais vus physiquement sans que cela ne pose le moindre problème. Et il m’arrive aussi de travailler à distance et de voir mes clients de temps en temps, sur site ou dans mes bureaux, pour faire un point, récupérer des documents etc…
Cela dépend de la prestation, de la durée de la mission et de la régularité de notre partenariat. Mais disons que pour une mission ponctuelle, un acompte est versé au démarrage avec facturation du solde à la fin de la prestation. Et pour les missions récurrentes, une facturation mensuelle est mise en place, au nombre d’heures passées ou au forfait.
En tant qu’Entrepreneur Individuel soumis au régime de la micro entreprise, mes tarifs sont nets. Vous ne pourrez pas récupérer la TVA mais les factures sont déductibles de vos charges en totalité.
